Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous

Aika: keskiviikkona 14.4. 2010 klo 20:00

Paikalla: Nerwende, Samooja, Nova, Freyja, Dúnadan, Haltiamieli, Miccoh, Jasdril, Mic, Jaamar

§ 34: Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja Nerwende avasi kokouksen klo 20:06.

§ 35: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 36: Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Miccoh ja Samooja.

§ 37: Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.

§ 38: Toimintakertomuksesta ja -suunnitelmasta

Keskusteltiin Samoojan toimittamista toimintakertomuksesta vuodelta 2009-2010 sekä toimintasuunnitelmasta 2010-2011. Sovittiin että toimintasuunnitelmaan lisätään vielä merkintä kevään 2011 Fellowship of the Ring elokuvasinfonian suunnittelusta, vaikka itse tapahtuma sijoittuukin vasta 2011-2012 kaudelle.

§ 39: The Miitti

Dúnadan ehdotti että miittimaksut pidetään ennallaan ja yhdistys avustaa tapahtumaa tästä syntyvän vajeen verran. Tästä keskusteltiin ja vertailtiin odotettavissa olevia menoja viime vuoden menoihin ja tuloihin. Samooja ehdotti että yhdistys tukisi The Miittiä 400 eurolla. Alustavan laskelman mukaan tällä summalla voidaan osallistumismaksut pitää samoina. Ehdotusta kannatettiin yksimielisesti.

§ 40: Tampere-talo 28.4.-1.5. 2011

Nerwende tiedotti, että Tampereen Filharmoninen kuoro tulee esittämään The Fellowship of the Ring elokuvan musiikin yhdessä elokuvan kanssa neljässä näytännössä ajalla 28.4 – 1.5.2011. Haltiamieli tulee toimimaan asiassa yhdistyksen yhteyshenkilönä Tampere-talon suuntaan, jossa esitys pidetään.

Keskusteltiin yhteislipputilauksesta, myyntipöydästä sekä mahdollisista yhteistyökuvioista yritysten kanssa. Nerwende kertoi, että edellinen Tampere-talon tapahtuma vuonna 2009 tuotti merkittävästi tuloja ja olisi tuottanut enemmänkin, jos myytävää olisi riittänyt. Ideoita mahdollisiin tuotteisiin oli mm. tapahtumaan liittyvä t-paita (lisenssiongelmat todennäköisesti estävät tämän) sekä fanielokuvien näytäntöjä (Born of Hope).

Nerwende lupasi olla yhteydessä Born of Hopen tekijöihin luvan ja mahdollisesti parempilaatuisen version saamiseksi. Vapaasti Internetissä katsottava versio ei ole oikein sopiva suurelle kankaalle heijastettavaksi.

Sovittiin, että pyritään järjestämään samanlainen yhteislipputilaus kuin viimeksikin. Jasdril lupasi selvittää mahdollisuuksia varata näytännöstä seuroille alue etukäteen. Tämä on oleellista etenkin kun lippujen myynti on jo käynnissä ja yhteistilauksen järjestelyyn kuluu aikaa.

Jasdril saapui kokoukseen klo 20:47. Mic saapui kokoukseen 21:02.

§ 41: Muut esille tulevat asiat

- Hallituksen kokouksista ilmoittaminen. Toistaiseksi ei ole sovittua käytäntöä siitä, kuinka paljon ennen kokousta siitä tulee julkisesti tiedottaa. Yhdistyslaki ei säätele tätä asiaa. Ohjenuoraksi ehdotettiin vähintään viikkoa (seitsemän päivää), josta voidaan perustelluin syin kuitenkin poiketa. Tätä kannatettiin. Ehdotettiin myös sähköpostin lähettämistä hallituslaisille pelkän Vihreässä Lohikäärmeessä julkaistun esityslistan lisäksi. Myös tätä kannatettiin.

Jaamar saapui kokoukseen klo 21:19.

- VyK-STs yhteiskalenteri vuodelle 2011. Mic kertoi, että kalenteriin haetaan kuvittajia ja asiasta on tiedotettu Konnussa, Risingshadowlla sekä scifi-postituslistalla. Kuvien deadline on toukokuun puolessa välissä.

- Paitapainatukset. Uusia tarjouksia ei ole vielä kysytty. Edelliset tarjoukset vuodelta 2008 (suuntaa antavat) ovat vielä tallella. Nova selvittää yhteispaitojen painatuspaikan hinnat 50 paidalle (25 miesten paitaa, 25 lady-fit paitaa). Paitoihin liittyen sovittiin myös, että pidetään kokous 12.5.2010 klo 20:00 irkissä.

- Heijastimet. Jasdril oli selvittänyt hintoja tarkemmin ja 100 kpl kovia pyöreita heijastimia maksaisi yksiväripainatuksella 210 EUR (160 EUR plus filmikuluna 50 EUR per väri). Hinnat alv 0%.

§ 42: jäsenhakemusten käsittely (suljetuin ovin)

Uusia jäsenhakemuksia, jotka olisivat maksaneet jo jäsenmaksun, ei ollut saapunut.

§ 43: kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Nerwende päätti kokouksen klo 22:03