Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous

Aika: Lauantai 20.02.2010 klo 13:00

Paikka: Lammasniemen leirikeskus, Vesilahti

Läsnä: Nerwende, Haltiamieli, Nova, Mic, Jasdril, Miccoh, Eowynofmay

§ 23: Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja Nerwende avasi kokouksen 13:04

§ 24: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 25: Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Haltiamieli ja Jasdril.

§ 26: Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.

§ 27: Tolkien-päivä ja the Miitti

Kolmella paikkakunnalla (Helsinki, Tampere, Lappeenranta) ollaan järjestetämässä tapahtumaa Tolkien-päiväksi. Päivän aihe on tänä vuonna Tolkienin merenkävijät. Puheenjohtaja esitti tapahtumaan liittyvän erikoissivun pystyttämistä. Miccoh lupasi tehdä kyseisen teemasivun. Jasdril ehdotti myös ohjelman järjestämistä irkissä ja ideaa kannatettiin. Sovittiin keskustelun järjestämisestä irkissä Tolkien-päivän aiheeseen liittyen ja Jasdril lupasi hoitaa asian Nerweden avulla. Tapahtumista tullaan tiedottamaan Konnussa. Lukutapahtumista Tolkien Reading Day topikissa ja irkkikeskustelua varten tehdään oma topikki.

Ehdotettiin myös tapahtumakalenterin laittamista sivustolle. Kalenteriin voitaisiin lisätä kaikkia mahdollisia Konnun ja STs:n tapahtumia.

The Miitistä ei ollut tiedotettavaa mutta sovittiin että tarkempi suunnittelu aloitetaan maaliskuussa.

§ 28: Yhteistyö Sts:n kanssa: mm. kalenteri 2011, yhteispöydät.

Puheenjohtaja tiedotti että Kontu osallistui Tampereen Elävän Kirjallisuuden tapahtumaan STs:n kanssa. Tapahtumasta ei tullut voittoa ja puheenjohtaja ehdotti että seuraavan vuonna ei osallistuttaisi tapahtumaan. Finnoconiin osallistutaan yhdessä STs:n kanssa ja Ropeconiin osallistumisesta keskusteltiin. Koska Animeconia ei järjestetä tänä vuonna Finnconin yhteydessä, veikkailtiin että Ropeconin myynti olisi tätä vuonna parempaa. Päätettiin että varataan pöytä (noin 5 euroa per seura) mutta myyjiä ei makseta sisään vaan mikäli kukaan ei ole osallistumassa omalla kustannuksellaan, ei myyntiä järjestetä.

Turun kirjamessuille osallistumisesta myös keskusteliin osana spefi-yhteistyöpöytää. STs tulee hoitamaan käytännön järjestelyt.

Mic tiedotti että kalenteria voitaisiin tehdä yhteistyössä slovenialaisten kanssa. Mic on parhaillaan asiasta keskusteluyhteydessä mutta lopullista varmuutta asiasta ei vielä ole. Mikäli projekti toteutuu, siinä jaetaan vain kuvat sähköisesti. Syvemmästä yhteistyöstä (taitto, tekstit, jne..) voidaan keskustella myöhemmin. Esille tuotiin myös mahdollisuus myydä kalenteria muiden maiden Tolkien-seuroille. Painomääristä oltiin sitä mieltä että vuoden 2010 kalenteria painettiin liian suuri määrä ja seuraavan kalenterin painosmäärää tulee pienentää.

Verkkokaupan toteuttamisesti keskusteltiin myös ja asiasta oltiin sitä mieltä, että toteutuksesta pitää keskustella myöhemmin tarkemmin.

§ 29: Myyntitavarat

Badgeja on 100 kappaletta ja puheenjohtaja ehdotti uusien tekemistä. Uusia ideoita tarvitaan ja päätettiin että Käärmeeseen laitetaan aivoriihi-topikki. Jasdril ehdotti myös kuvien käyttöä tauluseinältä badgeissa. Kuvien tulee olla hyvin selkeäpiirteisiä viivapiirroksia. Yksi mahdollisuus oli 2009 yhteispaidan kuvan käyttöä. Miccoh ehdotti myös paitatekstien käyttöä badgeissä ja päätettiin että Note Fëanaro.. tekstiä käytetään badgeissä.

Puheenjohtaja ehdotti myytävien ”yllätyspakettien” kasaamista vanhoista tavaroista. Mic ehdotti ”joka arpa voittaa” tyyppistä arpajaisien järjestämistä. Arpajaiset voitaisiin järjestää Finnconissa yhteistyössä STs:n kanssa.

Puheenjohtaja ehdotti lisää Nóte Fëanaro.. paitojen painamista. Lisäksi keskusteltiin yhteispaitojen painamisesta. Nova lupasi selvittää paitojen painatusta. Lady-fit paitoja pitää painattaa v-kaula-aukolla.

Mic poistui klo 14:00.

§ 30: Hallitusten yhteistyötapaaminen

Tapaaminen on 27.3.2010. STs:n kevättapaamisen jälkeen. Kevättapaaminen on Tampereen Vuoltsulla. Päätettiin että Mic selvittää Vuoltsun saatavuutta myös yhteistyötapaamiselle. Mic voi selvittää myös jatkopaikan mahdollisuutta. Kahvila Runo on yksi vaihtoehto, myös ravintolat ovat mahdollisuuksia. Mukana on myös ala-ikäisiä mikä pitää ottaa huomioon.

§ 31: Ilmoitusasiat ja meta

• Jasdril ilmoitti että viideltä heijastiyritykseltä oli tiedusteltu asiaa. Neljältä oli tullut vastaus ja kahdelta saatiin myös näytteet. Painatuksen minimimäärä on 100 kappaletta. Omalla painatuksella hinnat ovat esimerkiksi 100 kpl pyöreä heijastin yksiväripainatuksella (lanka + neulakiinnitys) 1,60 EUR. Filmikulu lisäksi 50 EUR per väri. Jasdril selvittää lisää kovista heijastimista. Tavoitteena olisi vakiomuoto omalla yksiväripainatuksella, mutta oman muodon käyttökin on mahdollista mikäli sopivaa vakiomuotoa ei löydy. Asiasta ei tiedoteta laajemmin ennen kuin myyntituotteet ovat valmiit.
• Alkuperäinen idea olisi tähtikuvio ”tähti loistaa tapaamisemme hetkellä” tekstillä. Muitakin ideoita etsitään. Tehdään ideatopikki hallituksen huoneeseen.
• Puheenjohtaja esitti toivomuksen että hallitus antaisi palautetta Merrille jäseneduista. Aiheesta on ”Jäsenprofiili 2010” niminen topikki ”Hallitus”-huoneessa.
• Mic palasi klo 14:39
• Puheenjohtaja muistutti että toimintasuunnitelma pitää olla valmiina maaliskuun loppuun mennessä. Toimintakertomuksen tulee olla valmiina vuosikokoukseen mennessä mutta se on hyvä tehdä samaan aikaan toimintasuunnitelman kanssa.
• Puheenjohtaja ilmoitti että vihrealohikaarme.com domain on lakannut toimimasta. Siitä ei ole tietoa kenelle laskut ovat menneet. Vaihtoehtoina on joko domainin rekisteröinti takaisin tai linkkien korjaaminen. Linkkien korjaaminen sai kannatusta ja päätettiin että linkit korjataan.
• Mic tiedusteli mitä tehdään Sci-fi seurojen yhteistyökokouksen suhteen. Päätettiin antaa täydet valtuudet Micille edustaa Verkkoyhteisö Kontu ry:tä kokouksessa.

§ 32: Jäsenhakemusten käsittely (suljetuin ovin)

Yhdistykselle on tullut 10 uutta jäsenhakemusta. Kaikki hyväksyttiin jäseniksi.

§ 33: Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Nerwende päätti kokouksen klo 15:01.