Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous

Aika: 22.2.2009 13:00

Paikka: Pizzeria Makasiini

Läsnä: Incánus, Dúnadan, Henane, Mic, Haltiamieli, Jaamar, Nova

§ 35: Kokouksen avaus

Puheenjohtaja Incánus avasi kokouksen klo 13:05

§ 36: Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 37: Pöytäkirjan tarkastajat

Haltiamieli ja Mic valittiin pöytäkirjan tarkastajiksi.

§ 38: Kontusormus

Henane teki tilannepäivityksen sormusasiasta. Tekijät haluavat kirjallisen sopimuksen tilaamisesta, mutta sormuksien tekeminen on kuitenkin aloitettu ja materiaalina käytetään hopeaa. Sormuksia olisi mahdollista tehdä yli 30, mutta päätettiin että ei tilata. Tekijät halusivat tietää voiko opinnäytetyönä tehdyn sormuksen laittaa näytille ja tähän suostuttiin. Koska kaiverruksesta oli päätettävä nopeasti ennen kokousta, joten puheenjohtaja oli päättänyt että sormukseen kaiverretaan “VyK”, jotta siihen jää tilaa ostajien omille kaiverruksille.

Hankintahinnaksi tulee alle 25 EUR per kappale. Yhdistyksen jäsenille tullaan antamaan etuostooikeus, sekä Nerwenille ja Isilmirelle ilmaiset tekijäkappaleet palkintona suunnittelukilpailun voittamisesta. Kontuun tehdään ennakkotilauslomake jäsenille heti kun hinta on varmistunut ja yleinen myynti aloitetaan The Miitissä, mikäli koko erää ei myydä jäsenille sitä ennen. Jäsenille hinta pyöristetään ylöspäin seuraavaan viiteen euroon ja ei-jäsenille seuraavaan 10 euroon.

Päätettiin, että yhdistykselle yritetään saada kaikki tekijänoikeudet sormuksen muottiin tai vähintäänkin vapaa käyttöoikeus siihen.

§ 39: Tolkien reading day

Helsingissä voidaan keskustella Smial Brandagamban kanssa mahdollisen julkisen lukutilaisuuden järjestämisestä. Muuten koitetaan pitää aihetta yllä Käärmeessä ja kannustaa ihmisiä toimimaan.

§ 40: Yhteistyökokous Tampereella

Konnusta ole menossa ketään yhteistyökokoukseen aikataulusyistä johtuen.

§ 41: Yhdistyksen sivujen päivitys

Aiemmin on keskusteltu kaiken yhdistyksen materiaalin keskittämisestä yksien WordPressillä toteutettujen sivujen alle. Päätettiin edetä asiassa mahdollisimman pian joten päivityksen toteutus aloitetaan maaliskuun aikana. Muokkausoikeudet sisältöön annetaan kaikille hallituksen varsinaisille jäsenille.

Rekisteriselosteen päivityksen hoitaa Dúnadan.

§ 42: Tracon-raportti

Traconissa myytiin badgeja ja magneetteja noin 30-40 euron arvosta. STS tilittää myyntitulot Konnulle.

§ 43: Jäsenmaksut

Kuusi jäsentä ei ole vielä maksanut eikä ilmoittanut mahdollisesta erostaan. Päätettiin, että ellei jäsen ole maksanut jäsenmaksuaan kahden kuukauden kuluessa eräpäivästä eikä ole sopinut muusta järjestelystä rahastonhoitajan kanssa, hänet merkitään automaattisesti eronneeksi.

§ 44: Conit vuonna 2009

Kesän aikana on kaksi merkittävämpää conia, Finncon ja Ropecon. STS varaa näistä molemmista pöydän. Hallitus päätti osallistua molempiin pöytiin.

Ilmoitustila Finnconin lehdestä on hoidettu STS:n toimesta VyK:n puolesta. Päätettiin käyttää samaa ilmoitusta kuin viime vuonna mahdollisesti pienin muutoksin. Haltiamieli hoitaa miittitilan varauksen Finnconiin.

§ 45: Muut esille tulevat asiat

• Dúnadan ilmoitti, että verottaja on päättänyt ettei yhdistyksellä ole ollut verotettavaa tuloa. Käteiskassa annettiin Dúnadanille tilitystä varten.

• Vuosikokouksen ajankohta The Miitissä. Sovittiin, että pyritään pitämään kokous lauantai-aamuna heti aamupalan jälkeen.

• Yhdistyksen lentolehtinen. Päätettiin pyytää Sillanrakentajaa tekemään yhdistykselle flyer. Nova hoitaa yhteydenpidon Sillanrakentajaan asian tiimoilta.

• Roikkuvat jäsenedut. Nova käy läpi vanhat pöytäkirjat ja tekee seuraavaan kokoukseen listan sovituista mutta toteutumattomista jäseneduista.

• Spammin torjunta. Dúnadan kertoi, että Kontuun on tulossa useampaankin lomakkeeseen yksinkertaisia spammia torjuvia kysymyksiä (mm. laskutehtäviä)

• Puheenjohtajan edustuskustannusten korvaus. Puheenjohtaja oli käynyt Pasilan radiotalossa osallistumassa YleX -radiokanavan haastatteluun Konnun puolesta. Kuluja oli syntynyt junamatkoista noin 25 euroa. Hallitus suostui kulujen korvaamiseen.

§ 46: Seuraavan kokouksen ajankohta

Seuraava kokous on viikolla 15 myöhemmin ilmoitettavana päivänä ja kellonaikana.

§ 47: Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 14:31.