Aika: 27.3.2011 klo 18:00
Paikka: #hallitus, irc.tolkiengateway.net
Paikalla: Nerwende, Miccoh, Jaamar, Nova, Jasdril, Mic, Freyja, Minyaleiel, douv 

§ 78: Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja Nerwende avasi kokouksen klo 18:14.

§ 79: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 80: Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jasdril ja  Miccoh.

§ 81: Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.

§ 82: Myyntitavarat

• Heijastimet
  • Jasdrilin mukaan heijastinlaskun pitäisi olla maksettu, mutta STs:ää ei ole Miccohin mukaan vielä laskutettu niistä. Nerwenden mukaan maksu heijastinfirmalle näkyy Konnun tiliotteessa. Miccoh lupautui sopimaan Aadan kanssa STs:n laskuttamisen heijastimista.
  • Keskusteltiin heijastinten hinnoittelusta. Hinta tällä hetkellä on 4e kappaleelta ilman kimppa-alennuksia. Freyja ehdotti kimppa-alea siten että 10e saisi 3 heijastinta. Asiasta keskusteltiin mutta alennus ei saanut kannatusta.
• Kalenterit
  • Keskusteltiin painatettavien kalenterien määrästä. Puhuttiin noin 200 kalenterin painattamisesta ja tämä keräsi kannatusta. Epätietoisuutta tosin oli edellisen kalenterin painatusmääristä. Vanhaa kalenteria vietiin paperikeräykseen noin 100 kpl.
  • Päätettiin, että Nerwende ja Jasdril tiedustelevat tarjouksia eri painotaloista.
  • Päätettiin, että Nerwende valitsee kalenteriin tulevat kuvat sekä taittamaan kalenterin.
• Badget
  • Keskusteltiin badgejen myynnin yhdistämisestä STs:n kanssa siten, että molempien seurojen badget olisivat samassa laatikossa. Tätä kannatettiin ja Nerwende lupasi viedä asian STs:n hallituksen tiedoksi.
  • Päätettiin pitää badgetyöpaja Micin luona. Mic lupasi laittaa asiasta avoimen kutsun foorumille. Ajankohdaksi Mic ehdotti perjantaita 15.4 klo 18 ja se sai kannatusta.
• Kirjat
  • Tampere-talo oli tiedustellut kannattaako heidän myydä LOTR-aiheista musiikkikirjaa sinfonian yhteydessä. Nerwende kyseli, kannattaisiko hänen ehdottaa Tampere-talolle, että VyK ja STs voisivat myydä kirjaa Tampere-talon puolesta jäsenalennuksella yhdistysten jäsenille myymistä vastaan. Tämä sai kannatusta. Nerwende pyytää Haltiamieltä olemaan asiasta yhteydessä Tampere-talon kanssa.
• Paidat
  • Keskusteltiin paitoihin painatettavista kuvista sekä tekstistä, sekä paitojen väreistä. Nerwende ehdotti sekä vihreän että mustan paidan painattamista, sekä normaalina että ladyfittinä. Keskusteltiin myös kuvan sijoittamisesta paidassa ja kuvan laittaminen etupuolelle sekä normaaleissa että ladyfit-paidoissa sai eniten kannatusta.
  • Kuvaksi ehdotettiin Balrog-kuvaa. Tämä sai jonkin verran kannatusta.
  • Toiseksi kuvaksi ehdotettiin 2010 kalenterin “kummallinen koti” kuvan alalaidan saattuetta, lisättynä kääpiöriimuin kirjoitetulla sanalla “Hobitti”. Tämä sai huomattavasi kannatusta ja Nerwende lupasi kysyä Isilmireltä lupaa kuvan osan käyttämiseen paidassa.

Minyaleiel saapui klo 18:23. douv saapui klo 19:05.

§ 83: Muut esille tulevat asiat

• Jäseneksi liittyminen sinfoniassa
  • Jasdril ehdotti, että sinfoniassa tarjottaisiin mahdollisuutta liittyä heti jäseneksi. Jäsenedut, kuten kirjan jäsenhintaan, saisi heti. Tätä kannatettiin.
  • Minyaleiel ehdotti, että jos sinfoniassa liittyy jäseneksi, ja maksaa jäsenmaksun heti, saa myös kirjan alennuksella (jos siitä on sopimus) ja badgen sekä uuden Legolaksen. Tätä kannatettiin.
  • Jaamar ehdotti, että edut saa vain, mikäli maksaa jäsenmaksun heti käteisellä. Tätä kannatettiin.
  • Jaamar ehdotti, että markkinoitaisiin vain yhteisjäsenyyttä. Keskusteltiin siitä, tarjotaanko myös vaihtoehtona ainoastaan toiseen seuraan liittymistä. Molempia kannatettin, joten asiasta äänestettiin. Äänestulos oli 6-1 vain yhteisjäsenyyden tarjoamisen puolesta.
• Nerwen lupasi tehdä ehdotelman sinfoniassa jaettavasta flyerista hallituksen huoneeseen Käärmeessä.
• Fantasia-tapahtuma Suomalaisen kirjakaupan kanssa
  • Jaamar tiedotti, että Suomalainen kirjakauppa oli ilmoittanut halukkuutensa pitää VyK:n ja STs:n kanssa syksyllä fantasia-aiheisen tapahtuman Tampereella. He olivat luvanneet yrittää saada paikalle myös jonkin kustantajan. Tähän osallistuminen sai kannatusta ja ajankohdaksi ehdotettiin yhdistämistä syksyn TamFan-tapahtumaan.
  • Mic lupasi puhua asiasta Morelin kanssa.
  • Jaamar lupasi tehdä asiasta topikin foorumille sekä etsiä jonkun pitämään yhteyttä Suomalaisen kirjakaupan suuntaan.
• Minyaleiel ilmoitti, että Pirkanmaan Sanomien toimittaja oli ottanut yhteyttä ja pyytänyt 2-3 vapaaehtoista konserttiin osallistuvaa ja pukeutuvaa henkilöä haastateltavaksi ja kuvattavaksi. Minyaleiel lupasi ilmoittaa asiasta foorumin sinfonia-topikissa.
• Seuraava kokous 3.4 samaan aikaan samassa paikassa.
• The Miitti
  • Nova ilmoitti, että Vallitun leirikeskus on varattu ajalle 4-7.8. Mikäli emme päätä mennä Sastamalassa sijaitsevaan leirikeskukseen, pidetään Miitti Vallitussa.

§ 84: kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja Nerwende päätti kokouksen klo 20:23.