Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous 30.1.2011

Aika: 30.1.2011 klo 19:00
Paikka: #hallitus, irc.tolkiengateway.net
Paikalla: Minyaleiel, Mic, Jaamar, Nova, Jasdril, Miccoh, Freyja, douv, Incánus, Haltiamieli

§ 46 Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja Minyaleiel avasi kokouksen klo 19:05.

§ 47 Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 48 Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jaamar ja Mic

§ 49 Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.

§ 50 Kokouskäytännöistä

Seurojen yhteistyökokouksen jälkeen oli syntynyt erimielisyyksiä asioista, jotka pöytäkirjan mukaan olivat syntyneet enemmistöpäätöksinä. Puheenjohtajan mukaan erimielisyydet tulisi keskustella kokouksessa ja tarvittaessa vaatia äänestystä, jotta päätökset todella ovat enemmistöpäätöksiä.

Nova ehdotti, että käytäntöä, jossa pöytäkirjan ote luetaan ennen siirtymistä seuraavaan aiheeseen kokouksessa, kannattaa ylläpitää. Tämä antaa osanottajille mahdollisuuden ilmaista erimielisyytensä ja saada se kirjattua kokouksen pöytäkirjaan. Tätä kannatettiin.

Keskusteltiin, kannattaako pöytäkirja julkaista etukäteen vain hallitukselle ja vasta myöhemmin julkisesti. Tätä ei katsottu tarpeelliseksi, mutta tietyissä erityistapauksissa tästä voi olla hyötyä. Päätettiin, että tästä voidaan päättää tapauskohtaisesti kyseisen kokouksen muissa esille tulevissa asioissa.

§ 51 VPJ tiedottaa

Jäsenmaksuista 2011 pitäisi lähettää jäsenille muistutus. Tämän voisi tehdä osana vuosikirjettä. Mic ehdottin, että samalla tiedotettaisiin myös yhdistymiseen liittyvistä asioista kuten kevään yhteistyökokouksesta. Minyaleiel ehdotti, että hän ja Mic hoitavat vuosikirjeen laatimisen ja lähettämisen jäsenistölle.
Uuden hallituksen esittelyt puuttuvat edelleen yhdistyksen sivuilta. Minyaleiel ehdotti, että perustetaan hallitus-huoneeseen topikki jonne kaikki päivittävät esittelynsä ja josta ne päivitetään yhdistyksen sivuille. Jasdril tarjoutui siirtämään esittelyt sivuille. Tätä kannatettiin.
Toimintasuunnitelma seuraavalle hallituskaudelle tulee olla valmis maaliskuun loppuun mennessä. Incánusta pyydettiin kertomaan hallitukselle, mitä toimintasuunnitelma tarkalleen ottaen sisältää. Incánus kertoi, että toimintasuunnitelmassa jokainen vastuuhenkilö kirjoittaa oman vastuualueensa suunnitelmista seuraavan toimintakauden aikana. Puheenjohtaja koostaa nämä raportit toimintasuunnitelmaksi. Toimintasuunnitelman tulee olla valmis ennen uuden toimintakauden alkua. Jaamar ehdotti, että kukin alkaa työstämään omaa osuuttaan ja koostamisesta keskustellaan myöhemmin käärmeessä. Ehdotusta kannatettiin.

Incánus saapui kokoukseen klo 20:00 ja lähti klo 20:12. Haltiamieli saapui kokoukseen klo 20:09.

§ 52 The Miitti 2011

Edellisessä kokouksessa päätetyt ensisijaiset miittipaikat olivat varattuja halutuilta ajankohdilta. Osviitta on vapaana yhtenä viikonloppuna 18-21.8. Seuraava vaihtoehto on Vallitun leirikeskus Kangasalla. Lisäksi muita vaihtoehtoja ovat Puntalan leirikeskus sekä Tottitorppa Nokialla ja Kesärinne Tuusulassa.

Pohdittiin Vallitun käyttöä miittipaikkana. Leirikeskuksen puutteina on hajanainen rakenne, alkeellinen varustelutaso sekä myöhäinen varausajankohta (maaliskuu).

Minyaleiel ehdotti, että tutkitaan Kesärinteen sekä Tottitorpan varaustilannetta. Tämän jälkeen yritetään vielä Vallittua tai Puntalaa maaliskuussa mikäli jompikumpi niistä on sopivampi. Jaamar ehdotti, että hän tutkii Novan kanssa mahdollisia paikkoja vielä tarkemmin ja asiasta pidettäisiin pikakokous ensi viikon lopulla. Kokouksen ajankohdaksi ehdotettiin perjantaita 4.2.2011 klo 18. Tämä sai kannatusta.

Minyaleiel ehdotti, että Jaamar tutkisi Tottitorpan hintaa torstain ja saunan kanssa, koska hinnoittelu oli epäselvää. Myös Kesärinteeseen pitäisi soittaa ja tiedustella varaustilannetta sekä hinnoittelua. Jaamar lupasi ottaa vastuun tästä.

§ 53 Yhdistysten yhdistymisestä

Minyaleiel tiedotti, että kuten foorumin keskustelussa on tullut ilmi, mikäli yhdistykselle halutaan nimeksi Suomen Tolkien-seura Kontu ry., tämä onnistuu käytännössä vain lakkauttamalla Verkkoyhteisö Kontu ry.

Tätä kannatettiin ja päätettiin ehdottaa tätä yhteistyökokouksessa Suomen Tolkien-seura ry:lle. Ensimmäinen purkupäätös haettaisiin vuosikokouksessa The Miitissä ja toinen pikkujoulumiitissä Vesilahdella järjestettävässä yleiskokouksessa marraskuussa.

Minyaleiel ehdotti, että hallituskaudeksi tulisi Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituskausi ja vuosikokous järjestettäisiin joko Finnconissa tai The Miitissä. Mic huomautti, että tilikausi olisi syytä myös yhtenäistää samaan aikatauluun hallituskauden kanssa. Tätä kannatettiin ja päätettiin ehdottaa sitä yhteistyökokoukselle. STs:n vaalikokous on syksyllä 2010. Nova ehdotti, että VyK:n nykyinen hallitus jatkaisi vuoden 2011 loppuun saakka ilman vaalia kesällä. Näin STs:n vaalikokouksessa valittaisiin siten yhdistyneen yhdistyksen ensimmäinen hallitus puolivuotiskaudelle. Tätä kannatettiin ja päätettiin ehdottaa yhteistyökokoukselle sekä VyK:n yleiskokoukselle.

Logokilpailun äänestyksestä järjestettiin äänestys. Logokilpailun äänestystä kannattivat Jaamar, Nova, douv, Jasdril sekä Minyaleiel. Sitä vastustivat Mic ja Miccoh. Täten hallitus päätti vahvistaa yhteistyökokouksen kannan logokilpailussa järjestettävästä äänestyksestä. Minyaleiel ehdotti, että äänestyksen järjestää Jasdril ja siihen on tarkoitus saada molempien yhdistysten nykyiset logot sekä uusia ehdokkaita. Tätä kannatettiin.

§ 54 Matkakorvauksista

Yhteistyökokouksessa oli ehdotettu, että myös 2.4 Helsingissä pidettävään kokoukseen olisi mahdollista hakea matkakorvauksia. Minyaleiel ehdotti, että korvausta voisi hakea hallitukselta ja se olisi maksimissaan 50% matkakuluista korvauksen katon ollessa 50 euroa. Kulut jaetaan puoliksi STs:n kanssa. Tätä kannatettiin.

§ 55 Elävän kirjallisuuden festivaali

Minyaleiel tiedotti, että Elävän kirjallisuuden festivaali järjestetään Tampereella 12.2. Siinä on spefi-seurojen yhteinen pöytä, johon myös VyK osallistuu. Tapahtuma on auki 10:30 – 18:00. Tapahtumaan haetaan vapaaehtoisia edustamaan Kontua. Mic, Minya sekä Haltiamieli ovat saapumassa paikalle. Mic ja Haltiamieli tuovat mukanaan Konnun myyntitavarat.

Mic tiedotti, että tapahtumassa on mahdollisesti käytössä kaikkien seurojen yhteinen kassa. Mikäli tätä ei järjesty, on Konnulla ja STs:llä yhteinen kassa.

Jaamar poistui kokouksesta klo 21:27. Nerwende saapui kokoukseen klo 21:30. Miccoh poistui kokouksesta klo 21:31.

§ 56 Seuraava kokous

Seuraava kokous on perjantaina 4.2.2011 klo 18:00.

douv poistui kokouksesta klo 21:37.

§ 57 Muut esille tulevat asiat

Ei muita esille tulleita asioita.

§ 58 Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21:41.