Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous 28.10.2010

Aika: 28.10.2010 klo 20:00
Paikka: #hallitus, irc.tolkiengateway.net
Paikalla: Nerwende, Jaamar, Miccoh, Mic, Minyaleiel, Incánus, Jasdril, Nova, Samooja

§ 21: Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20:10.

§ 22: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 23: Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Minyaleiel ja Mic.

§ 24: Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestys hyväksyttiin sellaisenaan.

§ 25: PJ tiedottaa

Kultainen Ahven: Ahvenen siirto MERP:n palvelimelle on kesken. Puheenjohtaja lupasi hoitaa asian loppuun mahdollisimman pian.

The Miitin pitopaikka tullaan päättämään pikkujoulumiitissä ja puheejohtaja pyysi että hallituksen jäsenet tutustuvat mahdollisiin paikkoihin etukäteen Käärmeessä.

Puheenjohtaja ilmoitti, että jäsenrekisterin päivitysvastuuseen tarvitaan selvennyksiä, eli kenen vastuulla se on. Varsinaista jäsensihteerin roolia ei ole tällä hetkellä annettu kenellekään, vaan se on liitetty toiseen hallituksen rooliin. Asiasta keskusteltiin ja Incánus selvensi tilannetta, että rooli liitettiin aikanaan puheenjohtajalle jolla se edelleen virallisesti on vaikka asiaa on käytönssä hoitanut rahastonhoitaja. Päätettiin luoda jäsensihteerin rooli uudelleen. Päätetiin, että rooli annetaan rahastonhoitajalle. Koska rahastonhoitaja ei ollut kokouksessa paikalla, puheenjohtaja suostui hoitamaan roolia seuraavaan miittiin tai rahastonhoitajan viralliseen suostumukseen saakka.

Puheenjohtaja halusi tietää, kenellä on tiedotusvastuu STs:n listalle, sillä pikkujoulumiitin tiedote pitäisi saada sinne. Mic vahvisti, että vastuu on douvilla.

Samooja saapui klo 20:22.

§ 26: Heijastimet

Puheenjohtaja pyysi tilannekatsausta heijastimista. Tilaus tulisi tehdä 29.10, jotta hintatarjouksesta voidaan hyötyä. Puheenjohtaja tiedusteli, onko Isilmireltä saatu jo kuva heijastimia varten. Kukaan ei ollut kysynyt Isilmireltä, eikä kukaan ollut tapaamassa häntä lähiaikoina, joten päätettiin että Jasdril kysyy asiaa. Isilmireltä kysytään tähti-kuvion suunnittelua ja sen tekstiä. Hänelle tulee antaa tiedot heijastimen koosta jotta suunnittelu on mahdollista.

Jasdril oli kysynyt yritykseltä heijastinten hinnoista, koska tarjouksessa oli hinnaksi mainittu 1,55 euroa ilman ALV:ia. Tämä ei ollut sisältänyt aloituskuluja, jotka ovat 40 euroa. Puheenjohtaja kysyi, ovatko heijastimet pehmeitä vai kovia ja Jasdril ilmoitti että heijastimet ovat kovia.

Päätettiin, että Jasdril jättää 100kpl tilauksen heijastimista 29.10.2010. Kuva lähetetään toimittajalle myöhemmin. Puheenjohtaja pyysi, että Jasdril kysyy samalla, onko toimittajalla jotain vaatimuksia kuva suhteen (esim. tiedostomuoto). Jasdril kysyi heijastinten väriä ja puheenjohtaja ilmoitti että heijastimet tilataan värittöminä. Päätettiin myös, että heijastimiin ei tässä vaiheessa paineta mainosmielessä yhdistysten (VyK ja STs) verkko-osoitteita.

STs osallistuu heijastimien kustannuksiin 50% osuudella sekä jakaa tuotot myös 50% osuudella. Miccoh tiedottaa heijastinpäätöksestä STs:lle.

Puheenjohtaja ehdotti, että Isilmiren perheelle annetaan tekijäkappaleet heijastimista. Tätä kannatettiin.

§ 27: Muut esille tulevat asiat

• Sinfonia. Jasdril tiedusteli sitä, kuka antaa ohjeet maksuliikenteen hoitamisesta sekä sitä, tilaako hän liput Tampere-talolta vai käykö joku Tamperelainen paikanpäällä tekemässä tilauksen. Päätettiin, että Jasdril hoitaa lippujen tilauksen ja puheenjohtaja käy lunastamassa liput. Lasku lähetetään rahastonhoitajalle, jonka yhteystiedot löytyvät Käärmeestä. Puheenjohtaja ilmoitti, että Jasdril ja rahastonhoitaja seuraavat yhdessä tilannetta maksaneista.
• Teräaseet miiteissä. Käärmeessä on keskusteltu siitä, tulisiko miittien ehdotonta teräasekieltoa lieventää. Miitteihin on kiellosta huolimatta tuotu mm. puukkoja tulentekoa varten. Jaamar ja Minya ehdottivat, että järjestäjän poikkeusluvalla teräaseen saisi tuoda, mutta tuoja olisi silti vastuussa sen asianmukaisesta käytöstä. Mikäli muilla olisi teräaseita, järjestäjät voisivat takavarikoida ne oman harkintansa mukaan. Puheenjohtaja ehdotti, että sääntöihin laitettaisiin tarkemmat määrittelyt siitä, mitä teräaseita ja mihin tarkoituksiin niitä saisi tuoda. Asiasta keskusteltiin ja päätettiin, että se tarvitsee lisää harkinta-aikaa. Asiasta pitää päättää seuraavassa kokouksessa ennen pikkujoulumiittiä.
• Elävän kirjallisuuden festivaali 12.2.2011. Mic tiedotti, että STs on mukana esittelypöydällä osana fandom-pöytää ja Kontu on kutsuttu mukaan. Pöytä on maksuton. Minya ilmoitti halukkuutensa osallistua.
• Nova ilmoitti, että yhdistysten myyntitavarat on siirrettävä jonnekin muualle. Ehdotettiin Micin varastoa, mutta siellä ei ole tilaa. Nova selvittää, josko tavarat voisi siirtää Haltiamielelle.

§ 28: Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 21:56.