Verkkoyhteisö Kontu ry:n hallituksen kokous 6.10.2010

Aika: 6.10.2010 klo 20:00
Paikka: #hallitus, irc.tolkiengateway.net
Paikalla: Nerwende, Jaamar, Aada, Miccoh, Nova, Jasdril, Mic, douv, Minyaleiel, Freyja, Incánus, Dúnadan

§ 8: Kokouksen avaaminen

Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 20:03.

§ 9: Laillisuus ja päätösvaltaisuus

Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi.

§ 10: Pöytäkirjantarkastajien valinta

Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Jasdril sekä Miccoh.

§ 11: Työjärjestyksen hyväksyminen

Työjärjestystä muutetiin, lisäämällä §16 Sinfonia sekä §17 Yhdistyminen ja yhteistyö. Muut esille tulevat asiat vaihdettiin pykälään 18, jäsenhakemusten käsittely pykälään 19 sekä kokouksen päättäminen pykälään 20.

§ 12: Konnun omistajuussuhteen todentaminen

Incánus oli kutsuttu kokoukseen selvittämään aiempien hallitusten linjauksia, koska Konnun omistajuudesta sekä kehitysvastuusta on viime aikoina ollut epäselvyyttä. Hän painotti, että yhdistyksen säännöissä Konnun kehitysvastuu mainitaan yhdistyksen yhdeksi tehtäväksi, myös muutoin kuin domain-maksun maksamisen osalta. Vastuussa eivät siis ole vain yksittäiset ylläpitäjät joita tällä hetkellä ovat Merri, Dúnadan sekä Nerwende. Incánus suositteli, että jo tekijänoikeussyistä olisi tarpeellista erikseen vielä päättää siitä, että yhdistys omistaa Konnun Internet-sivuston kokonaisuudessaan, lukuunottamatta foorumilaisen tuottamia kuvia tai muita teoksia. Tätä kannatettiin.

Päätettiin, että asiasta on tarpeellista tehdä virallinen luovutusasiakirja, jonka sekä Merri että yhdistyksen puheenjohtaja allekirjoittavat. Päätettiin myös, että Incánus laatii tämän luovutusasiakirjan.

§ 13: Jäsenrekisterin käyttöoikeudet + huonetarkistus

Puheenjohtaja Nerwende kertoi, että olisi tarpeellista tarkistaa jäsenrekisterin käyttöoikeudet jotta voidaan olla varmoja siitä että oikeudet ovat kaikilla, joille se on tarpeen, mutta ei kenelläkään muulla. Myös se on oleellista, että kaikki ovat kirjoittaneet salassapitosopimuksen. Dúnadan tiedotti, että oikeudet ovat nyt hänellä, Nerwenillä, Aadalla sekä Merrillä. Aada kertoi, että hän ei ole allekirjoittanut salassapitosopimusta. Myös Dúnadan kertoi, että hän ei ole sellaista allekirjoittanut. Incánus varmisti, että Merri on allekirjoittanut salassapitosopimuksen.

Puheenjohtaja Nerwende totesi myös tarpeelliseksi tarkastaa, että kaikilla nykyisillä hallituslaisilla (sekä VyK:n että STs:n) on pääsy Hallitus-huoneeseen ja että oikeudet on poistettu entisiltä hallituslaisilta. Päätettiin, että STs:n hallituksen uusille jäsenille annetaan pääsyoikeudet Hallitus-huoneeseen. Heille pitää myös tiedottaa tämän pääsyoikeuden antamisesta. Mic hoitaa tiedottamisen.

Keskusteltiin sopivasta yhteisestä tiedotuskanavasta STs:n ja VyK:n hallitusten välillä. Jotkut kannattivat sähköpostilistaa, jotkut foorumia. Tiedusteltiin mahdollisuutta tilata foorumin viestejä sähköpostiin. Todettiin, että se on mahdollista mikäli sähköpostilistalle luodaan oma tunnus foorumille ja tilataan halutut keskustelut seurantaan tälle tunnukselle. Päätettiin siirtää kaikki keskustelu foorumille siten, että suuremmista asioista tiedotetaan kuitenkin edelleen sähköpostilistalla. Mic totesi, että STs:n hallituksen sähköpostilistalla on myös paljon vanhoja STs-aktiiveja jotka eivät enää ole hallituksessa ja tiedusteli, voidaanko myös heille antaa oikeudet foorumin Hallitus-huoneeseen. Päätettiin, että tätä ei tehdä koska muuten jouduttaisiin oikeuksia antamaan myös monille Konnun aktiiveille.

Päätettiin, että Miccoh hoitaa foorumin Hallitus-huoneen yhdistysten yhdistymistä koskevista keskusteluista tiedottamisen STs:n hallituksen sähköpostilistalla.

Shetai saapui kokoukseen klo 20:36.

§ 14: Kultainen Ahven

Kultaisen Ahvenen nykyisen palvelimen irc.tolkiengateway.net:n ongelmien johdosta on jo pidemmän aikaa epävirallisesti keskusteltu kanavan siirtämisestä irc.merp.com palvelimelle. Siirtymistä kannatettiin, mutta kahteen kysymykseen on kuitenkin saatava vastaus:
Voidaanko rekisteröidä muitakin kanavia kuten #hallitus ja #sts?
Onko kanavaoperaattorien määrää rajoitettu?

Päätettiin antaa ehdollinen suostumus siirtoon, mikäli muita kanavia voidaan rekisteröidä eikä operaattorien määrää rajoiteta. Jos näiden kysymysten suhteen tulee ongelmia, asiasta tulee keskustella uudelleen. Nerwende hoitaa yhteydenpidon merpin suuntaan.

§ 15: Heijastimet

Heijastimien hankintaa on jo pidempään suunniteltu ja Jasdril on selvittänyt eri vaihtoehtojen hintoja. Nerwendellä on myös yksi tarjous joka on voimassa lokakuun loppuun saakka. Vertailtiin Nerwenden sekä Jasdrilin saamia heijastintarjouksia.

Jaamar kysyi että kannattaako myyntitavaroita tässä vaiheessa tilata mikäli yhdistysten yhdistyminen on toteutumassa. Nerwende vastasi, että Sinfoniaa varten tarvitaan myytäviä tuotteita. Lisäksi Shetai arveli, että STs voisi osallistua heijastimien hankintaan.

Päätettiin, että Jasdril ottaa yhteyttä Nordwindiin, josta Nerwen oli hankkinut tarjouksen. Pitää selvittää onko sadan heijastimen hinta 40 euroa + 100 x 1,55 euroa + alv, ovatko heijastimet pehmeitä vai kovia. Mikäli pehmeitä, pitää kovien hinta selvittää.

§ 16: Sinfonia

§ 16.1: Yhteislipputilaus

Yhteislipputilaukseen ei saada alennuksia, joten tarkoituksena on vain saada vierekkäiset paikat halukkaille. Sitovat ilmoittautumiset on saatava käyntiin mahdollisimman pian. Deadlineksi ilmoittautumisille sovittiin lokakuun loppu sekä maksulle 15.11. Liput laskutetaan yhdistykseltä, mikäli mahdollista. Muutoin raha joudutaan nostamaan ja maksamaan käteisellä. Liput toimitetaan tilaajille sopimuksen mukaan pikkujoulumiitissä sekä 2011 ensimmäisessä Vesilahtimiitissä. Loput liput toimitetaan postitse.

§ 16.2: Yhteistyö Tampere-talon kanssa

Nerwende ilmoitti että tapahtumalla on jo sivut osoitteessa http://www.tamperefilharmonia.fi/fotr/ , jonne olisi mukava saada myös linkit yhdistysten sivuille.
Puheenjohtaja pyysi myös että kaikki hallituslaiset miettisivät muita yhteistyöideoita sekä esittäisivät niitä seuraavassa hallituksen kokouksessa.

§ 16.3: Tuotemyynti ja oheisohjelma

Yhdistyksille on luvattu myyntipöytä Tampere-talosta. Myyjiä tarvitaan jokaiselle esityspäivälle. Jaamar ehdotti, että myyntiä varten etsitään vapaaehtoisia Käärmeen kautta. Jaamar ehdotti myös, että Sinfonian suunnittelusta tehdään topikki käärmeen hallitus-huoneeseen, johon voidaan kerätä listoja myyjistä sekä oheisohjelmaehdotuksista.

Mahdollisia oheisohjelmia ovat mm. picnic sekä Born of Hope -elokuvan esitys.

§ 17: Yhdistyminen

Verkkoyhteisö Konty ry:n sekä Suomen Tolkien-seura ry:n yhdistymisestä oli keskusteltu runsaasti 2.10 STs:n syystapaamisen sekä 3.10 hallitusten yhteistyökokouksen yhteydessä. Keskustelua on käyty myös Vihreän Lohikäärmeen Hallitus-huoneessa.

Seuraavana askeleena oli ehdotettu yhdistysten miittien yhdistämisestä, eli niiden mainostamisesta sekä VyK:n että STs:n tapaamisina, jota kannatettiin. Jaamar tiedusteli sitä, kuka hoitaa Miiteistä tiedottamisen Suomen Tolkien-seuralle sekä sitä, onko STs:llä jokin rooli miittien käytännön järjestämisessä. Tähän todettiin, että pääasialliset kanavat olisivat Hobittilan Sanomat-tiedotuslehti, STs:n hallituksen sähköpostilista sekä suomentolkienseura.fi verkkosivusto. Päätettiin, että Nerwende, Mic ja Haltiamieli vastaavat tiedotuksesta Hobittilan Sanomissa. Nerwende lupasi tiedottaa suomentolkienseura.fi sivustolla. douv lupasi hoitaa miiteistä tiedottamisen STs:n sähköpostilistalla.

Mic ehdotti STs:n kevätapaamisen sekä yleiskokouksen siirtämistä The Miitin yhteyteen, jota myös kannatettiin.Puheenjohtaja Nerwende painotti sitä, että vastedes kaikkea toimintaa tulee ensisijaisesti tehdä yhteistyössä STs:n kanssa, ellei ole painavaa syytä toimia toisin.

Jaamar poistui kokouksesta 22:17.

§ 18: Tiedotusasiat / Muut esille tulevat asiat

Puheenjohtaja tiedotti, että hallitus@verkkoyhteiso.kontu.info osoite ei toimi, joten sitä ei kannata käyttää hallituksen tiedottamiseen. Toimiva vaihtoehto on käyttää rekisteriin rakennettua tiedotuskanavaa: http://kontu.info/monipostitus/uusi_viesti.php (tai Hallinta -> Sähköpostia hallitukselle tai jäsenelle kun on kirjautunut Käärmeeseen).
Incánus esitteli Konnun hallinnan luovutussopimuksen luonnoksen. Luonnokseen tehtiin useita parannusehdotuksia ajallista rajausta sekä luovutettavien oikeuksien laajutta koskien. Päätettiin, että Incánus esittelee parannetun luonnoksen Merrille kommentointia varten. Tämän jälkeen sopimusta tutkitaan Rismalahti-miitissä 8-10.10. ja päätetään siellä seuraavista etenemisvaiheista.

§ 19: Jäsenhakemusten käsittely (suljetuin ovin)

Hakemuksia oli saapunut 3 ja kaikki hyväksyttiin yksimielisesti.

§ 20: Kokouksen päättäminen

Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 22:55.